Sitemap
Ana Sayfa > Duyurular

Acil ve Beklenmedik Durum Planı

 1.     GİRİŞ

 

-          Kanuni Gerekçe

Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri: V, No: 68 sayılı “Aracı Kurumlarda Uygulanacak İç Denetim Sistemine İlişkin Esaslar Hakkında Tebliğ”de 21 Ekim 2008 tarih ve 27031 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Seri: V, No: 104 sayılı Tebliğ ile değişiklik yapılmıştır.

Yapılan değişiklikle; aracı kurumların iç kontrol işlevini etkin bir şekilde yerine getirebilmesi amacıyla asgari olarak bulundurmaları gereken yazılı prosedürler arasına “Acil ve Beklenmedik Durum Planı” da eklenmiştir.

İlgili tebliğde “Aracı kurumların, acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, diğer aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koyacak Acil ve Beklenmedik Durum Planı ile iş akış prosedürlerini oluşturmaları zorunludur.” denilmektedir.

-          Amaç

Alkhair Capital Menkul Değerler A.Ş. Acil ve Beklenmedik Durum Planı(Plan), acil ve beklenmedik durumlarda oluşabilecek riskleri ve aksaklıkları mümkün olduğunca yönetebilmek, karşılaşılan olumsuz durumun mümkün olduğunca erken ve az kayıpla atlatılmasını ve kurumun imaj ve itibarının zedelenmemesini sağlamaya yönelik olarak aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda oluşturulmuştur:

-          Müşteri hizmetlerimizde devamlılığı sağlamak,

-          Yasal ve üçüncü kişilere karşı olan sorumluluklarımızı zamanında yerine getirmek,

-          İş akışlarında karmaşıklığa ve kesintiye sebebiyet vermeyerek, felaketlerin şirketin finansal durumuna olan etkilerini azaltmak,

-          Beklenmedik durumlarda şirket varlıklarını ve nakit akışını en iyi şekilde korumaya almak

Plan, SPK Seri:V No:68 sayılı tebliğinde 21 Ekim 2008 tarih ve 27031 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Seri: V, No: 104 sayılı tebliğ ile yapılan değişiklikte aracı kurumlardan oluşturmaları istenen Acil ve Beklenmedik Durum Planında bulunması gereken asgari unsurların yanında diğer çeşitli unsurları da içermektedir.

Kurumun iş akış sürecinde beklenmedik olumsuz durumlar söz konusu olduğu takdirde karşılaşılan olumsuz durumun mümkün olduğunca erken ve az kayıpla atlatılmasını ve kurumun imaj ve itibarının zedelenmemesini sağlamaya yönelik olarak Plan’da asgari düzeyde aşağıda yer alan konulara yer verilmektedir:

a) Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve/veya elektronik ortamda saklanması,

b) Aracı kurum faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerin 5 yıl süre ile saklanması,

c) Mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi,

ç) Müşterilerle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması,

d) Aracı kurum ve çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması,

e) Alternatif aracı kurum merkezi ve merkez dışı örgütlerinin tespit edilmesi,

f) Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme,

g) Kurul’un alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı,

ğ) Aracı kurumca faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir aracı kuruma devri.

 

2.    SÖZKONUSU RİSKLER SONRASINDA OLUŞABİLECEK KAYIPLAR

Acil ve beklenmedik durumlar karşısında kurumun karşı karşıya kalabileceği muhtemel tehlikeler şunlardır:

-          İletişim imkanlarının hasara uğraması/kısmen veya tamamen yitirilmesi

-          Bilgi işlem olanaklarının hasara uğraması/kısmen veya tamamen yitirilmesi

-          Önemli bilgi ve belgelerin hasara uğraması/kısmen veya tamamen yitirilmesi

-          Altyapıya erişim olanağının yitirilmesi

-          Şirket varlıkların hasara uğraması/kısmen veya tamamen yitirilmesi

-          Müşteri ve pazar kaybı

-          İtibar kaybı

-          Moral kaybı

 

3.    ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM ORGANİZASYONU

 

Amaç: Karşılaşılabilecek acil ve beklenmedik durumlarda hızlı ve etkin karar alınmasını sağlamak ve süreci en iyi şekilde yönetmek.

 

 

Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesi:

 

Herhangi bir acil ve beklenmedik durumun ortaya çıkması halinde acil durum kararını verecek ve acil durumun meydana gelmesinden şirketin ana fonksiyonlarını normal bir şekilde devam ettirebilecek duruma gelmesine kadar geçen süre boyunca yürütülecek faaliyetleri yönetecek, personel, üst yönetim ve düzenleyici kurumlar arasında koordinasyonu sağlayacak komitedir.

 

Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesi en az 3 kişiden oluşur.

 

Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesi aşağıda yer alan kişilerden oluşmaktadır:

 

 

Adı Soyadı

Kurumdaki Ünvanı

Komitedeki Ünvanı

Gülsevim KAHRAMAN

Genel Müdür

Başkan

Murat ELMAS

Müdür Yrd

Başkan Yrd.

İlhan ÜNLÜSOY

Uzman

Üye

 

 

Acil ve Beklenmedik Durum Ekibi:

 

Acil ve Beklenmedik Durum Ekibi, Acil ve Beklenmedik Durum Yönetim Komitesi tarafından alınan kararları uygular ve aşağıda yer alan kişilerden oluşur:

 

Adı Soyadı

Kurumdaki Ünvanı

Sorumluluğu

Bülent Yarar

Müdür Yrd.

Müşterilerin acil ve beklenmedik durum konusunda en kısa sürede bilgi sahibi olmaları için gerekli iletişimin sağlanması, acil müşteri taleplerinin çözüme kavuşturulabilmesi için alternatif iletişim kanallarının belirlenmesi

İlhan Ünlüsoy

Uzman

Şirketin acil durumdaki nakit akışının belirlenmesi, likidite sıkışıklığının yaşanmaması konusunda Bankalar ile gerekli iletişimin sağlanması, acil durum döneminde üçüncü kişilere olan maddi yükümlülüklerin önem sırasına göre belirlenmesi ve kurumun yasal raporlama ve yükümlülükleri konusunda yapılacakların belirlenmesi, ilgili düzenleyici kurumlarla irtibata geçilerek zorunlu rutin raporlamalardan hangilerinin ne kadar süre içerisinde, hangi yollarla iletilebileceği konusunda bilgi almak ve acil ve beklenmedik durum anında kurumun Takasbank ve MKK nezdindeki yükümlülüklerinin belirlenmesi ve ilgili kurumlarla gerekli iletişimin sağlanması

 

Murat Elmas

 

Müdür Yrd.

Bilgi İşlem altyapısının yeniden tesisi, veri kaybının tespiti, zorunlu iletişim kanallarının işler duruma getirilmesi için alternatif yolların belirlenmesi, kurumsal internet sitesi aracılığıyla müşteri ve 3. şahısları acil ve beklenmedik durum konusunda bilgilendirme, şirket telefonlarının alternatif telefona yönlendirilmesi konusunda Türk Telekom ile iletişim sağlama 

 

 

4.    KARŞILAŞILABİLECEK ACİL VE BEKLENMEDİK DURUMLAR KARŞISINDA ALINMASI GEREKEN ÖNLEMLER

 

 

·         Acil durumlarda öncelikli olarak devamlılığının sağlanması gereken süreçler 

 

1)    Kritik iş fonksiyonlarının tanımlanması ve önem sırasının belirlenmesi

 

Kurumun kritik iş fonksiyonlarının yer aldığı departmanlar önem sırasına göre şu şekildedir:

 

1.    Bilgi İşlem

2.    Operasyon

3.    Hazine

 

2)    Kritik önemdeki kayıt / belgelerin tanımlanması ve önem sırasının belirlenmesi

 

Kritik öneme sahip kayıt ve belgeler şirket mali tabloları, mali defterleri, Karar Defteri ve Pay Defteridir.

 

3)    Kritik fonksiyonları yeniden hayata geçirmek için gerekli minimum kaynakların belirlenmesi ve tanımlanması

 

Kritik fonksiyonları yeniden hayata geçirmek ve asıl sistem kurulana kadar geçici ortamı oluşturmak için gerekli minimum kaynakların tedarik edilmesi ile Bilgi İşlem alt yapısını yeniden sürekliliğinin sağlanması için yeni server ve aktif cihazların temini, internet erişiminin sağlanması ve yeterli sayıda telefon, faks ve diğer donanım gereçlerinin tedarik edilmesini içermektedir.

 

Beklenmedik durumlar karşısında alınan önlemler:

 

a)    Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve/veya elektronik ortamda saklanması

 

Şirketin halihazırda kullanmakta olduğu ya da yetkili kurumlarca istenildiğinde sunulmak üzere şirket merkezinde tutmakta olduğu mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü olunan her türlü basılı belge ve raporlar dışındaki belge ve raporlar düzenli olarak aşağıda açık adresi verilen arşiv binasına gönderilir.

 

Arşiv Binası adresi:

Ulus Mah. Şehit İbrahim Akpınar Cad. No:3/1 Beşiktaş/İSTANBUL

 

Şirket mali tabloları elektronik ortamda saklanmaktadır. Elektronik ortamda yer alan mali tablo ve diğer belgeler Bilgi İşlem departmanı tarafından günlük olarak yedeklenmekte ve söz konusu elektronik kayıt yedekleri en az 5 yıl süre ile kiralık banka kasasında saklanmaktadır.

 

Şirkete ait Yönetim Kurulu Kararları ve SPK Yetki Belgeleri noterden onaylatılmak suretiyle bir örneklerinin noterde kayıtlı olması sağlanacak, aynı zamanda bu karar ve belgeler scan edilerek elektronik ortamda saklanacak ve yedekleri alınacaktır.

 

b)   Aracı kurum faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerin 5 yıl süre ile saklanması,

 

Şirket, bilgi işlem sistemlerinin acil ve beklenmedik durumda devamının sağlanması için aşağıdaki önlemleri alır: 

 

1.      Oluşabilecek veri kaybını en aza indirmek veya eski tarihli veriye dönmek amacıyla düzenli yedekleme yapılır. Veri yedekleme, backup alma proses talimatında belirtilen şekilde yapılır. İkinci yedekleme işlemi için gelişmiş bir ürün kullanımı tercih edilir.

2.      Yedeklenen verinin testi, ayda bir kez, kartuş içindeki bilgilerden rastgele birinin veya birkaçının geri alımı ile yapılır. Yedeklenen verilerin bulunduğu kartuş kiralık banka kasasında saklanır.

 

Kiralık banka: Bank Asya Beşiktaş Şubesi

 

3.      Verinin 2nci kopya olarak yedeklendiği kartuş ve kullanılan yedekleme yazılımında standarda gidilir. Böylece, bir bilgisayardan yedeklenen veri bir başka bilgisayara sorunsuz yüklenebilir.

4.      Müşterilerle yapılan görüşmeler online ortamda ses kayıt programı kullanılarak kaydedilir. Ses kaydının yapıldığı medyaların içerik kontrolü, geçmişe yönelik kayıtların durumu ve sistemde herhangi bir hata olup, olmadığı her sabah yapılan genel sistem kontrolü esnasında yapılır. Her yılın Temmuz ayında ses kayıt hizmeti veren şirket ile ses kayıt sisteminin periyodik bakım anlaşması yenilenir.

5.      Bilgi İşlem departmanında kullanılmakta olan şifre ve güvenlik bilgileri yedeklenmekte en az 5 yıl süre ile kiralık banka kasasında saklanmaktadır.

6.      Bilgi İşlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması için söz konusu elektronik kayıt yedekleri en az 5 yıl süre ile kiralık banka kasasında saklanır.

 

Acil ve beklenmedik durumda şirketin tüm bilgi işlem altyapısının zarar görmesi halinde bilgi işlem faaliyetlerinin kesintisiz yürütülebilmesi için gerekli donanımın ihtiyaçlarının yer aldığı şirket merkezinden ayrı bir mekanın hazır bulundurulması konusunda “disaster recovery” alanında uzman şirketler ile görüşülecektir.

c)    Mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi,

Operasyonel Risk, yetersiz ve başarısız içsel süreçlerden, personel ve sistemlerden ya da dışsal olaylardan kaynaklanan, doğrudan veya dolaylı zarar riskidir(Basel Komitesi). Operasyonel Risk, İç kontrol faaliyetlerindeki aksamalar sonucunda hata ve usulsüzlüklerin yakalanamaması, şirket personeli tarafından prosedürlere ve şartlara uygun hareket edilmemesinden, bilgi işlem sistemlerindeki hata ve aksamalar ile deprem, yangın, sel gibi felaketlerden kaynaklanabilecek zarara uğrama ihtimalini ifade eder.

Operasyonel risk, uygun ve etkin bir iç denetim sisteminin oluşturulması, şirketin tüm faaliyet sistemlerinin detaylı bir şekilde kontrol edilmesi, mali ve bilgi işlem altyapısı dahil olmak üzere şirketin ana faaliyetleri için gerekli yedekleme imkanının tesisi suretiyle yönetilir.

Mali İşler ve Bilgi İşlem teknolojileri dahil olmak üzere operasyonel risklerin kontrolü kapsamında iç denetim tarafından; veri yedekleme, kullanılmakta olan yazılımlarda meydana gelebilecek gelişmelerin Bilgi İşlem Departmanı tarafından takibi, bilgiye ulaşım konusundaki güvenlik tedbirlerinin yeterliliği ve diğer konularda gerekli kontroller yapılır.

 

ç) Müşterilerle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması

Mevcut durumda müşteri talimatları faks yoluyla alınmakta, İMKB hisse senetleri piyasasına yönelik emirler ise yazılı talimat veya telefon aracılığıyla alınmaktadır. Olası acil ve beklenmedik durumda şirket merkezindeki mevcut internet, telefon ve faks cihazları kanalıyla müşterilerle iletişim kurulamaması halinde öncelikle Bilgi İşlem Departmanı personeli tarafından acilen Türk Telekom yetkilileri aranarak müşterilerden gelen telefonların belirlenecek alternatif bir telefona yönlendirilmesi sağlanır.  Mümkün olduğu takdirde alternatif telefon ve faks numaralarına şirketin kurumsal internet sitesinde (www.alkhaircapital.com.tr) yer verilir. Acil ve beklenmedik durumda müşteri emirlerinin geçici bir süre alınamayacağı ve kurumun mevcut durumu konusunda müşterilere gerekli bilgilendirme yapılır. 

d) Aracı kurum ve çalışanlarıyla alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması

Acil durum anında şirketin çalışanlarıyla irtibat kurabilmesi için şirket çalışanlarının alternatif iletişim bilgilerine Plan’ın son bölümünde yer verilmiştir.

e) Alternatif aracı kurum merkezi ve merkez dışı örgütlerinin tespit edilmesi

Alkhair Capital Menkul Değerler A.Ş.’nin merkez dışı örgütü bulunmamaktadır. Merkezi İstanbul’da bulunan kurumun acil ve beklenmedik durumda kullanılmak üzere tespit edilen alternatif aracı kurum merkezi bulunmamaktadır. Alternatif aracı kurum merkezi ve bu merkez için sağlanacak gerekli altyapının maliyetinin şirket için katlanılabilir miktardan yüksek olması nedeniyle şu an belirlenmiş alternatif aracı kurum merkezi bulunmamaktadır.

Şirket yetkilileri alternatif aracı kurum merkezi bulunmasının şirkete maliyeti konusunda görüşmelerde ve değerlendirmelerde bulunacaktır.

Mevcut şirket merkezinin adresi ve iletişim bilgileri:

Alkhair Capital Menkul Değerler A.Ş.

Köybaşı Caddesi İskele Çıkmazı No:8 34464 Yeniköy/İSTANBUL

Tel: 0 212 359 85 00

Fax: 0 212 323 66 56

f) Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme

Acil ve beklenmedik durumda müşterilerin zarar görmemesi için müşterilere gerekli bildirim alternatif iletişim araçlarıyla (medya, müşteri telefonlarının alternatif bir numaraya yönlendirilmesi vb.) yapılacak ve şirket müşteri emirlerini kabul edemeyecek durumda ise gerekli açıklama müşterilere açık ve net bir şekilde yapılacaktır.

Acil ve beklenmedik durumda müşterilerden gelen hisse alış/satış işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için şirket adına başka aracı kurumda hesap açılması konusunda görüşmelerde bulunulacaktır.

Acil ve beklenmedik durumda şirketin tüm bilgi işlem altyapısının zarar görmesi halinde bilgi işlem faaliyetlerinin kesintisiz yürütülebilmesi için gerekli donanımın ihtiyaçlarının yer aldığı şirket merkezinden ayrı bir mekanın hazır bulundurulması konusunda “disaster recovery” alanında uzman şirketler ile görüşülecektir.

g) SPK’nın alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı

Şirket acil ve beklenmedik durum olduğu takdirde SPK’yı en kısa sürede bilgilendirir.

Şirket SPK ve diğer düzenleyici kurumlara olan zorunlu bildirimlerini mevcut durumda yazılı olarak, faks, e-mail veya internet aracılığıyla gerçekleştirmektedir. Acil ve beklenmedik durumda daha önce kullanılan iletişim kanallarından hiçbirinin kullanılamaması durumunda şirketin zorunlu olarak göndermesi gereken raporlar konusunda SPK ve diğer düzenleyici kurum yetkilileri ile görüşülür. Şirketin mevcut durumunda hangi raporları göndermesi gerektiği SPK yetkilileri ile görüşüldükten sonra üzerinde anlaşılan en uygun alternatif iletişim kanalıyla gerekli bildirimler yapılır.

ğ) Aracı kurumca faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka bir aracı kuruma devri.

Şirket tarafından faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar alınması durumunda müşterilerin hesaplarında bulunan kıymetlerin başka aracı kuruma devri konusunda müşterilerden ıslak imzalı talimat alınması suretiyle müşteri kıymetlerinin devri gerçekleştirilecektir. Müşteri kıymetlerinin başka aracı kuruma virmanı sırasında şirketin Operasyon Departmanı sorumlusu Takasbank’da şirket adına açılacak geçici terminal üzerinden işlemleri gerçekleştirecektir. Söz konusu virman işlemleri sadece hisse virmanlarını içermektedir. Müşteri hesaplarında yer alan nakit bakiyeleri bilgi işlem altyapısı olmadan izlenemeyeceğinden dolayı nakit virmanları gerekli bilgi işlem altyapısı kurulana kadar gerçekleştirilemeyecektir.

5.    ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANININ GÜNCELLENMESİ

 

Acil ve Beklenmedik Durum Planı en az yılda bir defa ya da aşağıdaki durumların gerçekleşmesi halinde gözden geçirilerek güncellenir.

 

1.    İrtibat kurulacak şirket personelinin ya da iletişim bilgilerinin değişmesi

2.    Acil Durum Organizasyonunda değişiklik yapılması

3.    Şirket genel merkezinin adresinin değişmesi

4.    Kritik iş fonksiyonlarında değişiklik olması

veya;  Plan’ın içeriğinde yukarıda sayılanlar dışında önemli bir değişiklik olması durumunda plan güncellenir. 

6.    ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANINDA YER ALAN PROSEDÜRLERİN ONAYLANMASI VE UYGULANMASI

 

Acil ve beklenmedik durum planı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri yönetim kurulu tarafından onaylanır ve aynı tarihte yürürlüğe girer.

Şirkette en az genel müdür yardımcısı düzeyinde bir çalışan ve bu kişiye alternatif olarak belirlenecek bir başka çalışan acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından sorumlu kişiler olarak yönetim kurulu tarafından atanır ve bu kişilere ait unvan ile e-posta adresi, telefon ve faks numaraları dahil var olan her türlü iletişim bilgileri Sermaye Piyasası Kurulu, İstanbul Menkul Kıymetler Borsası, Vadeli İşlem ve Opsiyon Borsası A.Ş. , Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., İMKB Takas ve Saklama Bankası A.Ş. ve SPK tarafından belirlenecek diğer kuruluşlara bildirilir.

 

Acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından sorumlu çalışanın unvan ve iletişim bilgileri:

 

Adı soyadı

Ünvanı

Telefon

Fax

Gülsevim Kahraman

Genel Müdür

İş: 0(212)359 85 00

 

0(212)3236656

 

Acil ve beklenmedik durum planının uygulanmasından sorumlu kişiye alternatif olarak belirlenen çalışanın unvan ve iletişim bilgileri:

 

Adı soyadı

Ünvanı

Telefon

Fax

Murat Elmas

Müdür Yrd.

İş: 0(212)359 85 00

 

0(212) 3236656

 

7.    ACİL VE BEKLENMEDİK DURUMLARDA İŞ SÜREKLİLİĞİNİN NASIL SAĞLANACAĞI KONUSUNDA MÜŞTERİLERİN BİLGİLENDİRİLMESİ

 

 

Aracı kurumlar müşterilerine acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürleri hakkında bilgi vermekle yükümlüdürler.

 

Şirket, acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve buna ilişkin iş akış prosedürlerinin yer aldığı acil ve beklenmedik durum planını müşterilerine hesap açılışı sırasında yazılı olarak bildirir ve ayrıca kurumsal internet sayfasında (www.alkhaircapital.com.tr) gerekli bildirime yer verir.